Problem doręczenia zastępczego jest tematem, który budzi wiele kontrowersji. Nasi klienci bardzo często zwracają się do nas ze sprawami, w których określone, negatywne dla nich skutki wynikają właśnie z braku skutecznego doręczenia nakazu zapłaty czy też innych pism procesowych, od doręczenia których zaczynają biec terminy. W przypadku braku skutecznego doręczenia nakazu zapłaty, pozwany nie ma możliwości wniesienia sprzeciwu czy podniesienia zarzutów, co często wiąże się z niekorzystnymi skutkami dla strony, np. w postaci kary porządkowej lub upływu terminu procesowego na dokonanie danej czynności. Dlatego tak ważna jest znajomość nie tylko samego tematu oraz podstawowych zasad doręczania pism, ale także poznanie skutecznych środków obrony przed konsekwencjami nieprawidłowego doręczenia. W artykule omówimy przesłanki skuteczności doręczenia na podstawie uchwały SN o sygn. akt III CZP 105/16 z 16 lutego 2017 r.

Sposoby doręczania pism procesowych

Na wstępie umówmy możliwe sposoby doręczania pism, a mianowicie:

  • doręczenie właściwe (bezpośrednio do rąk adresata), za pośrednictwem:
    1. operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe
    2. osoby zatrudnionej w sądzie,
    3. komornika,
    4. sądowej służby doręczeniowej.
  1. doręczenie zastępcze:
    1. doręczenie za pośrednictwem innego odbiorcy (art. 138 k.p.c.),
    2. doręczenia poprzez pozostawienie korespondencji w placówce operatora pocztowego lub urzędzie gminy (art. 139 k.p.c).

Ze względu na to, że doręczenie pisma do rąk własnych z różnych przyczyn nie zawsze jest możliwe, przepisy przewidują również możliwość tzw. doręczenia zastępczego – dokonywanego do rąk innej niż adresat osoby. I to właśnie doręczenie zastępcze budzi największe wątpliwości. Często zdarza się, że pisma wysyłane są na nieaktualne adresy stron, w związku z czym adresaci nigdy ich nie odbierają, a co za tym idzie nie mogą odnieść się do treści w nich zawartych.

Doręczenie zastępcze – podstawa prawna

art. 138 i 139 k.p.c

Art. 138 [Doręczenie zastępcze]

  • 1. Jeżeli doręczający nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było – administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma.
  • 2. Dla adresata, którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pism.

Art. 139 § 1 [Niemożność doręczenia]

  • 1. W razie niemożności doręczenia w sposób przewidziany w artykułach poprzedzających, pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe należy złożyć w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób – w urzędzie właściwej gminy, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej ze wskazaniem gdzie i kiedy pismo pozostawiono, oraz z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia należy powtórzyć.

Zastosowanie trybu doręczenia zastępczego z art. 138 § 1  wymaga każdorazowo łącznego spełnienia dwóch przesłanek. Po pierwsze, osoby wymienione w art. 138 § 1 k.p.c. (dorosły domownik, a w przypadku jego braku administracja domu, dozorca, sołtys) muszą podjąć się doręczenia pisma adresatowi, a  po drugie osoby te  nie mogą być równocześnie jego przeciwnikami (lub uczestnikami w postępowaniu nieprocesowym). Z kolei § 2 przepisu dotyczy sytuacji, w której uznaje się za doręczone pismo odebrane w miejscu pracy adresata przez osobę upoważnioną do odbioru pism. W tym przypadku warunkiem skuteczności doręczenia jest upoważnienie do odbioru pism.

Ustawodawca w tym przypadku tworzy domniemanie, iż przy spełnieniu przesłanek określonych w tych przepisach doręczono określone pisma sądowe w taki sposób, jakby doręczono je samemu adresatowi. Konsekwencją takiego domniemania jest nakaz traktowania daty doręczenia dorosłemu domownikowi albo innej wskazanej osoby, jak data doręczenia samemu adresatowi  – ma to niebagatelne znaczenie przy określaniu terminów na dokonanie określonych czynności.

Oczywiście, domniemanie to można obalić. Wystarczy bowiem wykazać, że przy stosowaniu trybu doręczenia zastępczego nie spełniono łącznie 2 warunków: braku spełnienia przesłanek do zastosowania trybu zastępczego tj. możliwość doręczenia samemu adresatowi oraz braku faktycznego otrzymania przesyłki przez adresata.

Przykład:

Pismo doręczone jest sąsiadowi, z którym nie utrzymujemy kontaktu. W tej sytuacji doręczenie zastępcze nie będzie skuteczne, ponieważ sąsiad nie jest jednym z podmiotów wymienionych w art. 138 k.p.c i nie posiada upoważnienia do odbioru.

Stan faktyczny w omawianej uchwale SN

Referendarz Sądowy w Sądzie Rejonowym wydał nakaz zapłaty w sprawie. Przesyłka zawierająca odpis nakazu adresowana do pozwanej w tej sprawie była dwukrotnie awizowana pod adresem wskazanym w pozwie i – mimo upływu terminów – nie została podjęta. Na podstawie danych bazy PESEL-SAD ustalono, że pozwana wyszła za mąż, zmieniła nazwisko oraz miejsce zamieszkania.W związku z tym zarządzono doręczenie odpisu nakazu ponownie, pod nowy adres, jednak pod dotychczasowym – nieaktualnym już nazwiskiem. Mimo dwukrotnego awizowania i tym razem przesyłka nie została przez adresatkę podjęta w terminie. Mimo to, zarządzeniem referendarz sądowy uznał przesyłkę za doręczoną, w związku z czym

nadano nakazowi – jako prawomocnemu – klauzulę wykonalności. W skardze na to postanowienie pozwana zarzuciła naruszenie art. 777 § 1 pkt 1 k.p.c. przez przyjęcie, że nakaz jest prawomocny, mimo że nie został jej prawidłowo doręczony.

Zagadnienie to sprowadza się do odpowiedzi na pytanie o skuteczność doręczenia zastępczego w sytuacji, w której przesyłka została skierowana wprawdzie pod prawidłowym adresem, ale pod nazwiskiem adresata, które nie jest już aktualne.

Gwarancje skutecznego doręczenia – aktualne nazwisko oraz adres zamieszkania

Nie ulega wątpliwości, że jedną z gwarancji skuteczności doręczenia zastępczego – obok prawidłowego, aktualnego adresu – jest także jednoznaczne, niebudzące wątpliwości oznaczenie adresata. W postępowaniu sądowym (scil. cywilnym), a także w obrocie pocztowym, wyznacznikiem identyfikującym osobę jest jej imię i nazwisko”

Sąd Najwyższy w uchwale z 16 lutego 2017 roku wyraźnie stanął na stanowisku, iż doręczenie pisma pod błędnym bądź nieaktualnym imieniem, nazwiskiem, ale też adresem zamieszkania nie może być uznane za skuteczne.  “Doręczenie pod wadliwym adresem oraz błędnym (nieaktualnym) imieniem i nazwiskiem odbiorcy nie może być, bez względu na źródło lub przyczynę błędu, uznane za dokonane.”

Nie odebrałeś/aś nakazu zapłaty z powodu zmiany miejsca zamieszkania? W nakazie zapłaty widnieje Twoje nieaktualne/błędne imię bądź nazwisko?

Takie doręczenie zgodnie z wyżej omawianą uchwałą nie jest skuteczne, a sam nakaz zapłaty w tych okolicznościach nie może stać się prawomocny. Co więcej możesz skutecznie bronić się przed negatywnymi konsekwencjami wynikającymi z braku odebrania nakazu zapłaty. Nasi prawnicy mają duże doświadczenie w tym zakresie i z pewnością pomogą Tobie w przygotowaniu wniosku o doręczenie nakazu zapłaty, wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia sprzeciwu czy właśnie wniesienia sprzeciwu od prawidłowo doręczonego nakazu zapłaty.